Polityka prywatności

Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły IRONTEAM Sp. z o.o. swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów biuletynu informacyjnego, deklarujemy, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.

Przedstawiamy obowiązujące w naszej firmie zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych, jest IRONTEAM Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Renesansowa 13/31, 01-905 Warszawa. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami również wysyłając e-mail na adres iod@ironteam.pl

Cel przetwarzania danych

IRONTEAM Sp. z o.o. oferuje rozwiązania z zakresu rozwiązań informatycznych oraz organizacyjnych w obszarze obsługi i rejestracji pacjentów dla podmiotów medycznych. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem, w zakresie działalności administratora, organizowania w tym w celu spotkań marketingowo-sprzedażowych, wysyłania drogą mailową biuletynu informacyjnego, organizacji szkoleń w trybie online lub organizacji webinariów. Podstawą prawną tych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b w celu zawarcia umowy (dot. klientów); oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie prawnie uzasadnionego interesu (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta).
• Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji na postawie art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO, przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).
• Prowadzenie statystyk na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przez czas prowadzenia innej, wskazanej operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych.
• Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej). art. 6 ust. 1 lit. f RODO W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne. Przetwarzanie będzie trwało do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania w dowolny sposób, że nie użytkownik nie wyraża chęci do pozostawania w kontakcie ani otrzymywania informacji o podejmowanych działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń.
• Monitoring rozmów telefonicznych prowadzonych przez administratora danych w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz dochodzenia roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nagrania rozmów są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
• Przetwarzanie plików cookies na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Administrator korzysta z niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookies, administrator uzyska zgodę na zapisanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. W takim przypadku dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez kliknięcie opcji „Zmień zgody ciasteczek”. Umożliwienie działania podstawowych funkcji strony. Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, statystycznych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych
• Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
• Prowadzenie rekrutacji art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników). Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością IRONTEAM Sp. z o.o. może ujawniać przetwarzane dane osobowe następującym podmiotom:

• osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym adwokatom i radcom prawnym, współpracującym z IRONTEAM Sp. z o.o. w zakresie usług konsultingowych świadczonych na rzecz klientów IRONTEAM Sp. z o.o.,
• organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z IRONTEAM Sp. z o.o. w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z IRONTEAM Sp. z o.o. i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
• w przypadku kandydatów do pracy – również internetowym portalom rekrutacyjnym.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez IRONTEAM Sp. z o.o., przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• usunięcia swoich danych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO. Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez IRONTEAM Sp. z o.o. przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez IRONTEAM Sp. z o.o.  z wymogów prawa. Oznacza to, że żeby móc skorzystać z oferowanych przez nas usług, zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, niezbędne jest podanie swoich danych osobowych. Jeśli pracodawca lub inny podmiot podał dane jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z IRONTEAM Sp. z o.o. dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez IRONTEAM Sp. z o.o. w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, IRONTEAM Sp. z o.o. może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie danych poza obszar EOG.

Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Można zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.