W tym artykule, jako eksperci w dziedzinie zarządzania obsługą pacjentów oraz rozwiązań call center, przedstawimy kilka praktycznych wskazówek i strategii, które pomogą poprawić jakość obsługi w Twojej placówce. Co bezpośrednio przełoży się na widoczne skrócenie czasu oczekiwania pacjentów na rozmowę z rejestracją Twojej placówki.

Jak skrócić czas oczekiwania pacjenta w rejestracji telefonicznej? Spis treści:

1. Monitoruj i analizuj wyniki
2. Sprawdź szczytowe godziny połączeń
3. Zainwestuj w nowoczesny system call center
4. Automatyzuj powtarzalne procesy rejestracji
5. Usprawnij procesy wewnętrzne
6. Przeprowadź szkolenia pracowników

Monitoruj i analizuj wyniki

Na początek, kluczem do ciągłego skracania czasu oczekiwania pacjentów na linii jest stały monitoring i analiza wyników. Warto regularnie sprawdzać dane dotyczące liczby obsłużonych połączeń, czasu oczekiwania na linii czy efektywności pracy rejestracji. Dzięki temu możemy szybko reagować na ewentualne problemy i wdrażać odpowiednie rozwiązania.

System GATEway oferowany przez IRONteam umożliwia monitorowanie takich danych na bieżąco, co pozwala na szybką optymalizację procesów. Dzięki temu Twoja placówka będzie mogła skutecznie zarządzać obsługą pacjentów i dbać o ich zadowolenie.

Sprawdź szczytowe godziny połączeń

Jednym z głównych czynników, które warto monitorować, jest dokładna analiza szczytowych godzin połączeń. W każdej placówce medycznej istnieją momenty w ciągu dnia, kiedy liczba telefonów od pacjentów gwałtownie wzrasta. Mogą to być poranne godziny, kiedy pacjenci chcą umówić się na wizytę, lub popołudniowe, kiedy odwołują lub zmieniają terminy.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Dzięki analizie danych dotyczących godzin, w których pacjenci najczęściej dzwonią, można lepiej planować zasoby i dyżury personelu. Warto również skorzystać z funkcji automatyzacji dostępnych w systemach call center, aby rozładować ruch w szczytowych godzinach. Dzięki temu pacjenci nie będą musieli długo czekać na połączenie, a placówka zyska na efektywności.

Zainwestuj w nowoczesny system call center

Pierwszym krokiem, który warto rozważyć, jest inwestycja w nowoczesny system call center. Tradycyjne linie telefoniczne często są niewystarczające, aby sprostać potrzebom dzisiejszych placówek medycznych. Systemy call center, takie jak GATEway, oferują zaawansowane funkcje, które znacznie skracają czas oczekiwania pacjentów na połączenie. Automatyczne systemy kolejkowania rozmów, przekierowania do odpowiednich działów czy możliwości obsługi większej liczby połączeń jednocześnie to tylko niektóre z zalet nowoczesnych rozwiązań.

System GATEway, który oferuje firma IRONteam, to narzędzie, które może znacząco poprawić jakość obsługi pacjentów. Dzięki niemu można skutecznie zminimalizować czas oczekiwania na linii, a także zautomatyzować wiele procesów, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie rejestracją telefoniczną.

Systemy kolejkowania połączeń to kolejna kluczowa funkcja, która może znacznie poprawić jakość obsługi pacjentów. Dzięki takiemu rozwiązaniu, pacjenci nie będą musieli dzwonić wielokrotnie, aby połączyć się z rejestracją. Zamiast tego, zostaną umieszczeni w kolejce, a ich połączenie zostanie obsłużone w kolejności zgłoszenia.

Warto również zadbać o to, aby system informował pacjentów o przybliżonym czasie oczekiwania na połączenie. Tego typu funkcje dostępne są w systemach call center, takich jak GATEway. Dzięki temu pacjenci mają pełną świadomość, jak długo będą musieli czekać, co zmniejsza ich frustrację i poprawia ogólne wrażenia z obsługi.

Automatyzuj powtarzalne procesy rejestracji

Automatyzacja procesów to jedno z kluczowych rozwiązań, które mogą pomóc w skróceniu czasu oczekiwania pacjentów na linii telefonicznej rejestracji. Wprowadzenie nowoczesnych technologii, takich jak IVR (Interactive Voice Response), pozwala na automatyczne przekierowywanie połączeń, udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania czy umożliwienie pacjentom rejestracji lub odwołania wizyty bez konieczności rozmowy z konsultantem.

Warto również rozważyć wdrożenie systemu, który pozwoli pacjentom na samoobsługę przez telefon. Dzięki temu, pacjenci będą mogli szybko i sprawnie załatwić swoje sprawy. A personel rejestracji będzie mógł skupić się na bardziej skomplikowanych przypadkach. Automatyzacja procesów to nie tylko skrócenie czasu oczekiwania, ale także zwiększenie efektywności pracy całej placówki.

Usprawnij procesy wewnętrzne

Często długi czas oczekiwania na linii telefonicznej rejestracji wynika z niewydolności procesów wewnętrznych placówki. Dlatego warto dokładnie przeanalizować, jakie procedury mogą być zoptymalizowane. Może to dotyczyć na przykład uproszczenia procedur rejestracji, wdrożenia systemu do zarządzania danymi pacjentów, czy lepszej organizacji pracy.

Chcesz przeprowadzić darmowy audyt telefonicznej rejestracji medycznej Twojej placówki? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły oferty! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Przykładem może być skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie danych pacjentów przez rejestrację lub wdrożenie systemu do automatycznego przypominania pacjentom o wizytach. Tego typu usprawnienia mogą znacząco przyczynić się do skrócenia czasu oczekiwania pacjentów na linii.

Przeprowadź szkolenia pracowników

Nie można zapomnieć o roli personelu w procesie rejestracji telefonicznej. Nawet najlepsze systemy technologiczne nie zastąpią profesjonalizmu i empatii pracowników. Dlatego ważne jest, aby regularnie szkolić personel w zakresie obsługi pacjentów, technik komunikacyjnych oraz efektywnego zarządzania czasem.

Szkolenia mogą obejmować różnorodne aspekty, od technik radzenia sobie z trudnymi sytuacjami po zaawansowaną obsługę systemów call center. Dzięki temu personel będzie w stanie jeszcze szybciej i sprawniej obsługiwać pacjentów, co przyczyni się do skrócenia czasu oczekiwania na linii.

Korzystaj z różnych kanałów komunikacji

Nie wszyscy pacjenci muszą korzystać z rejestracji telefonicznej. Warto zaproponować im różne alternatywne formy kontaktu, takie jak rejestracja online, czat na stronie internetowej placówki czy możliwość kontaktu mailowego. Dzięki temu odciążymy linie telefoniczne, a pacjenci będą mogli wybrać najdogodniejszy dla nich sposób kontaktu.

Warto również promować te alternatywne kanały komunikacji wśród pacjentów, na przykład poprzez kampanie informacyjne na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w placówce. Dzięki temu większa liczba pacjentów skorzysta z nowoczesnych rozwiązań, co z kolei przyczyni się do skrócenia czasu oczekiwania na linii telefonicznej.

Jak skrócić czas oczekiwania pacjenta na linii telefonicznej rejestracji? Podsumowanie

Skrócenie czasu oczekiwania pacjenta na linii telefonicznej rejestracji to nie tylko wyzwanie, ale i szansa na poprawę jakości obsługi w placówce medycznej. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak systemy call center, automatyzacja procesów, szkolenia dla personelu czy analiza szczytowych godzin połączeń, możemy znacznie poprawić efektywność rejestracji telefonicznej.

Artykuł Jak skrócić czas oczekiwania pacjenta w rejestracji telefonicznej? pochodzi z serwisu IRONteam.

Jak ocenić skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów? Spis treści:

1. Co należy wziąć pod uwagę przy ocenie skuteczności rejestracji?
2. Jakiej liczby telefonów powinieneś się spodziewać?
3. Błędy organizacyjne ograniczające skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów
4. Rola organizacji zespołu pracowników rejestracji
5. Błędy informacyjne ograniczające skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów

Chcąc ocenić skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów, należy wziąć pod uwagę:

• wielkość i profil działalności placówki,
• liczbę konsultacji udzielanych w poradniach specjalistycznych,
• liczbę telefonów wykonywanych do rejestracji,
• stosunek liczby rejestracji telefonicznych do osobistych,
• liczbę pracowników odpowiedzialnych za odbieranie telefonów,
• rozkład godzinowy natężenia ruchu telefonicznego,
• dopasowanie liczby pracowników rejestracji do poziomu liczby telefonów.

Jakiej liczby telefonów powinieneś się spodziewać?

Liczba telefonów wykonywanych przez pacjentów do rejestracji medycznej będzie zależna od kilku czynników. Oczywiście jednym z ważniejszych, choć niedecydującym o wszystkim, jest wielkość oraz profil działalności placówki medycznej, w ramach której funkcjonuje rejestracja.

Liczba poradni udzielających opieki medycznej oraz pracujących w nich specjalistów będzie głównym aspektem, który wpłynie na liczbę telefonów. Naturalnie w szpitalach rangi wojewódzkiej posiadających nawet kilkadziesiąt poradni liczba udzielanych porad będzie większa. W takim przypadku miesięcznie liczba pacjentów korzystających z AOS może wahać się od kilku do kilkunastu tysięcy.

W przypadku szpitali powiatowych oraz jednostek zbliżonych do nich wielkością, gdzie miesięczna liczba porad waha się od 6 do 10 tys. miesięcznie, liczba telefonów będzie proporcjonalnie mniejsza.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Z doświadczeń naszej firmy wynika, że w odpowiednio przygotowanej rejestracji stosunek zapisów na wizytę telefonicznie do osobistego wynosi ok. 75%. Oznacza to, że na jednego pacjenta zapisującego się bezpośrednio w szpitalu, powinno przypadać trzech, którzy zarejestrują się telefonicznie.

Takie proporcje świadczą o odpowiednim wykorzystaniu możliwości kontaktu telefonicznego pacjenta ze szpitalem. Jeśli liczba spraw zgłaszanych do rejestracji telefonicznej i osobistej jest równa lub przeważa ta druga, może to wynikać z kilku powodów.

Błędy organizacyjne ograniczające skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów

Po pierwsze, prawdopodobnie pacjenci nie mają możliwości dodzwonienia się, nawet kiedy podejmują kilkukrotne próby. Naturalnie szybko stracą cierpliwość i będą zmuszeni do osobistej rejestracji, gdzie mają pewność, że w końcu zostaną obsłużeni. Pomimo niewygody związanej z czasem dojazdu oraz oczekiwania w kolejce, nie mają po prostu innego wyjścia.

Może to wynikać z systemu pracy rejestracji, który oparty jest na systemie, gdzie każda poradnia prowadzi własną rejestrację. W takich przypadkach często dochodzi do sytuacji, kiedy pracownik musi decydować, czy obsłużyć pacjenta przy okienku czy odebrać dzwoniący telefon.

W wyniku tego w pierwszej kolejności zazwyczaj obsługiwany jest pacjent, który pojawił się osobiście, a telefon ignorowany. Ewentualnie odbierany tylko w godzinach zmieszonego ruchu. A takie sytuacje w rejestracji medycznej zaliczają się do rzadkości.

Skuteczna rejestracja to skuteczny zespół

W przypadku organizacji rejestracji w formie call center, gdzie za odbieranie telefonów odpowiedzialny jest jeden dedykowany zespół pracowników, przyczyną może być błędnie przygotowany harmonogram pracy. Większego znaczenia nie będzie miała liczba pracowników w zespole rejestracji telefonicznej.

Należy oczywiście pamiętać, że jedna osoba nie będzie w stanie odebrać kilkuset połączeń od pacjentów dziennie. Jednak z doświadczeń naszej firmy wynika, że nawet 3 osoby pracujące jednocześnie w ciągu miesiąca są w stanie odbierać telefony na bieżąco. A jednocześnie czas oczekiwania na rozmowę nie przekroczy nawet 30 sekund.

Chcesz przeprowadzić darmowy audyt telefonicznej rejestracji medycznej Twojej placówki? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły oferty! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Zwiększanie liczby pracowników, bez odpowiedniej organizacji dnia pracy, nie przynosi w większości przypadków oczekiwanych skutków. Oczywiście liczba odebranych telefonów wzrośnie. Jednak prawdopodobnie będzie to wzrost o 10-15%, a nie 40-50%. Dodatkowo wzrosną koszty pracy powiększonego zespołu. W efekcie okaże się, że uzyskane wyniki są nieproporcjonalne do podjętych działań.

Dlatego, dysponując jednym kilkuosobowym zespołem, należy zadbać o odpowiednie rozplanowanie dnia pracy w rejestracji telefonicznej. Należy przeanalizować strukturę dnia pod kątem natężenia liczby przychodzących połączeń. Następnie w godzinach kluczowych zadbać o pełną obsadę stanowisk. Dopiero w spokojniejszych godzinach można wyznaczyć pracownikom rejestracji inne zadania.

Błędy informacyjne ograniczające skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów

Problemem innej natury, który także może negatywnie świadczyć o skuteczności rejestracji telefonicznej pacjentów, będzie zbyt mała liczba połączeń. I to nie połączeń odebranych, ale ogólnie wykonywanych przez pacjentów.

Wynika to często z braku świadomości o skuteczności i szybkości tego typu rejestracji. Po prostu pacjenci często nie wiedzą, że taka możliwość istnieje. Lub co gorsza wiedzą, ale nie są do niej przekonani z powodu wcześniejszych negatywnych doświadczeń. W rezultacie wybierają rejestrację osobistą.

W celu zwiększenia świadomości pacjentów o rejestracji telefonicznej placówka może:

• wyróżnić numer kontaktowy na głównej stronie internetowej placówki – pacjent po wejściu na stronę od razu będzie miał szansę go dostrzec i zadzwonić,
• informować regularnie o możliwości kontaktu telefonicznego w swoich social mediach. Nie należy się bać powtarzania tego typu informacji. Wiadomości na portalach społecznościowych znikają bardzo szybko, więc nie będzie niczym złym ich regularne przypominanie.
• prowadzić działania marketingowych w tradycyjnym stylu – rozwieszenie plakatów informacyjny na terenie placówki lub przygotowanie wizytówek do rozdawania w rejestracji osobistej lub przez lekarzy po zakończonej wizycie.

Ocena skuteczności telefonicznej rejestracji pacjentów może dotyczyć różnych obszarów jej działalności oraz organizacji. Równie ważna jak sama możliwość odbierania telefonów, będzie również znajomość wewnętrznych potrzeb placówki oraz działań promujących tę formę kontaktu. Pamiętaj, że jest rejestracja tylko częścią większej całości, więc ocenić skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów można tylko w szerszym kontekście pracy całej placówki medycznej.

Artykuł Jak ocenić skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów? pochodzi z serwisu IRONteam.

Jak podnieść jakość obsługi pacjenta? Spis treści:

1. Zwiększ efektywność podejmowanych działań w placówce
2. Dostosuj oferowane rozwiązania w obsłudze do potrzeb pacjentów
3. Wykorzystuj możliwości jakie daje nowoczesna technologia
4. Zbieraj, monitoruj i analizuj dane o jakości obsługi pacjentów

Zwiększ efektywność podejmowanych działań w placówce

Po pierwsze, ważne jest ustalenie klarownych procedur rejestracji, które będą wyznaczały kroki do wykonania przez personel rejestracji w różnych sytuacjach. To pozwoli uniknąć zamieszania i błędów oraz zapewni spójność w obsłudze pacjentów.

Kolejnym ważnym elementem jest właściwe wyposażenie personelu w odpowiednie narzędzia i oprogramowanie. Systemy informatyczne do rejestracji oraz dostęp do aktualnych baz danych pacjentów mogą znacząco usprawnić proces rejestracji. A tym samym eliminując zbędne opóźnienia i błędy.

Niezbędne jest także przeszkolenie personelu w zakresie obsługi systemów informatycznych oraz komunikacji z pacjentami. Personel powinien być przygotowany do szybkiego i efektywnego korzystania z narzędzi technologicznych. Dodatkowo także posiadania umiejętności interpersonalnych niezbędnych do skutecznego komunikowania się z pacjentami.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Dodatkowo, warto rozważyć wprowadzenie systemów monitorowania czasu oczekiwania oraz analizowania danych dotyczących wydajności procesu rejestracji. Dzięki temu można identyfikować obszary, które wymagają poprawy, oraz podejmować działania naprawcze w celu usprawnienia procesu.

Wreszcie, kluczowym elementem efektywnej organizacji pracy jest ciągłe doskonalenie procesów. Placówki medyczne powinny regularnie przeglądać swoje procedury rejestracji, analizować opinie pacjentów i personelu oraz dostosowywać swoje działania do zmieniających się potrzeb i warunków.

Podsumowując, efektywna organizacja pracy w rejestracji medycznej wymaga ustalenia klarownych procedur, odpowiedniego wyposażenia personelu, przeszkolenia w zakresie obsługi systemów informatycznych i komunikacji z pacjentami, monitorowania wydajności procesu oraz ciągłego doskonalenia procedur. Dążenie do skutecznej organizacji pracy przyczyni się do poprawy jakości obsługi pacjentów oraz efektywności działania placówek medycznych.

Dostosuj oferowane rozwiązania w obsłudze do potrzeb pacjentów

Placówki medyczne powinny być elastyczne i gotowe dostosować swoje procedury rejestracji do preferencji i możliwości każdego pacjenta. Istotne jest, aby zapewnić różnorodne metody rejestracji, takie jak rejestracja online, telefoniczna oraz osobista, aby umożliwić pacjentom wybór najwygodniejszej dla nich opcji.

Rejestracja online jest coraz popularniejszą opcją, która umożliwia pacjentom umawianie wizyt bez konieczności fizycznego stawiania się w placówce medycznej. Dzięki temu pacjenci mogą rezerwować wizyty w dogodnym dla nich czasie, bez konieczności oczekiwania w kolejce lub dzwonienia na infolinię. Jednak nie wszyscy pacjenci mogą być zaznajomieni z technologią lub preferować tego typu formę rejestracji, dlatego ważne jest zachowanie również tradycyjnych metod, takich jak rejestracja telefoniczna lub osobista.

Rejestracja telefoniczna pozostaje nadal popularną opcją, zwłaszcza dla osób starszych lub niezaznajomionych z technologią internetową. Zapewnienie łatwego dostępu do infolinii oraz odpowiednio przeszkolonego personelu może znacząco ułatwić pacjentom proces umawiania wizyt oraz udzielenia niezbędnych informacji.

Niektórzy pacjenci mogą preferować tradycyjną rejestrację osobistą, ponieważ pozwala im to osobiście skonsultować się z personelem rejestracji oraz uzyskać potrzebne informacje na temat procedur. Dlatego ważne jest, aby placówki medyczne zapewniły odpowiednie warunki oraz obsługę dla pacjentów korzystających z tej metody rejestracji.

Podsumowując, dostosowanie się do potrzeb pacjentów może przyczynić się do zwiększenia komfortu oraz poprawy efektywności procesu rejestracji w placówkach medycznych. Dążenie do elastyczności i otwartości na różnorodność potrzeb pacjentów powinno stać się priorytetem. Zwłaszcza w branży rozwijającej się tak dynamicznie jak ochrona zdrowia.

Wykorzystuj możliwości jakie daje nowoczesna technologia

Placówki medyczne mogą korzystać z różnorodnych narzędzi technologicznych, które ułatwiają i usprawniają proces rejestracji oraz przynoszą liczne korzyści zarówno dla personelu medycznego, jak i dla pacjentów.

Pierwszym zastosowaniem technologii w rejestracji medycznej jest wprowadzenie systemu elektronicznej rejestracji. Dzięki temu pacjenci mogą umawiać wizyty online, w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności fizycznego stawiania się w placówce medycznej. Systemy te są również wyposażone w funkcje przypominania o wizytach i umożliwiają łatwe zarządzanie terminami przez personel medyczny.

Kolejnym istotnym narzędziem są systemy informatyczne umożliwiające elektroniczną dokumentację medyczną. Przechowywanie danych pacjentów w formie elektronicznej pozwala na szybki i łatwy dostęp do historii medycznej, co jest niezwykle istotne dla efektywnej obsługi pacjenta. Ponadto, elektroniczne dokumentowanie danych ogranicza ryzyko błędów wynikających z nieczytelności ręcznie spisywanych dokumentów.

Kolejnym aspektem zastosowania technologii jest rozwój telemedycyny. Konsultacje zdalne oraz monitorowanie pacjentów na odległość stają się coraz bardziej popularne, zwłaszcza w przypadku pacjentów wymagających regularnej opieki lub z ograniczoną zdolnością do przemieszczania się. Dzięki telemedycynie możliwe jest szybkie uzyskanie porady lekarskiej oraz kontynuacja opieki bez konieczności fizycznej obecności pacjenta w placówce medycznej.

Chcesz przeprowadzić darmowy audyt telefonicznej rejestracji medycznej Twojej placówki? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły oferty! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Dodatkowo, rozwój technologii umożliwia integrację różnych systemów medycznych, co pozwala na płynne przekazywanie informacji między różnymi działami placówki medycznej. Dzięki temu personel medyczny ma łatwiejszy dostęp do niezbędnych danych pacjenta, co przyspiesza proces rejestracji i poprawia efektywność obsługi.

Podsumowując, zastosowanie technologii w rejestracji medycznej przyczynia się do usprawnienia procesów, skrócenia czasu oczekiwania pacjentów oraz zwiększenia efektywności obsługi. Nowoczesne narzędzia technologiczne nie tylko ułatwiają pracę personelu medycznego, ale także poprawiają doświadczenie pacjentów podczas wizyt w placówce medycznej. Dlatego placówki medyczne powinny aktywnie wykorzystywać dostępne technologie w celu podniesienia jakości obsługi pacjenta i zapewnienia lepszej opieki medycznej.

Zbieraj, monitoruj i analizuj dane o jakości obsługi pacjentów

Regularne monitorowanie różnych wskaźników oraz zbieranie danych dotyczących procesu rejestracji pozwala placówkom medycznym na ciągłe śledzenie efektywności swoich działań oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Pierwszym krokiem jest ustalenie kluczowych wskaźników, które należy monitorować. Mogą to być między innymi: czas oczekiwania na rejestrację, liczba błędów w procesie rejestracji, wskaźniki wykorzystania zasobów oraz stopień zadowolenia pacjentów z procesu rejestracji.

Kolejnym ważnym aspektem jest regularna analiza zebranych danych. Placówki medyczne powinny regularnie przeglądać zebrane informacje, aby zidentyfikować wzorce, tendencje oraz obszary wymagające poprawy. Analiza danych pozwala na zrozumienie, które elementy procesu rejestracji działają skutecznie, a które wymagają dostosowania lub optymalizacji.

Ponadto, zbieranie opinii pacjentów na temat procesu rejestracji jest kluczowym elementem monitorowania jakości obsługi pacjenta. Regularne przeprowadzanie ankiet pozwala uzyskać bezpośrednią informację zwrotną na temat doświadczenia pacjentów oraz identyfikację obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia.

Po zebraniu danych i przeprowadzeniu analizy, ważne jest podjęcie odpowiednich działań w celu poprawy jakości obsługi pacjenta. Placówki medyczne powinny wdrażać strategie mające na celu eliminację wykrytych problemów oraz wprowadzać nowe rozwiązania.

Podsumowując, monitorowanie i analiza danych są kluczowymi narzędziami w doskonaleniu jakości obsługi pacjenta w rejestracji medycznej. Regularne śledzenie wskaźników, analiza zebranych danych oraz podejmowanie działań naprawczych pozwalają placówkom medycznym na poprawę skuteczności procesu rejestracji.

Artykuł Jak podnieść jakość obsługi pacjenta? pochodzi z serwisu IRONteam.

Jak przygotować wniosek o dotację dla szpitala? Spis treści:

1. Zrozumienie źródeł finansowania 
2. Przygotowanie merytoryczne wniosku
3. Przygotowanie formalne wniosku
4. Przygotowanie budżetu
5. Skuteczna argumentacja wniosku  

Zrozumienie źródeł finansowania 

Fundusze europejskie dla placówek medycznych 

Pierwszym krokiem jest dokładne zapoznanie się z dostępnymi funduszami europejskimi przeznaczonymi dla placówek medycznych. Istnieje wiele programów i inicjatyw, które mogą wspierać rozwój infrastruktury, zakup nowoczesnego sprzętu, czy też realizację innowacyjnych projektów w służbie zdrowia. Dlatego warto zwrócić uwagę na aktualne priorytety Unii Europejskiej w zakresie ochrony zdrowia oraz cele strategii zdrowotnych na poziomie krajowym i regionalnym. 

Rodzaje programów unijnych dla ochrony zdrowia 

Różne fundusze oferują różne formy wsparcia, od dotacji bezpośrednich, przez kredyty preferencyjne, po różne formy współfinansowania. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować, który rodzaj wniosku unijnego najlepiej odpowiada potrzebom danego szpitala oraz jakie są wymagania formalne i finansowe związane z aplikacją. 

W celu uzyskania informacji o tym, jakie nabory są obecnie planowane oraz czy Twoja placówka może z nich skorzystać, warto skorzystać z usług naszego partnera. Więcej informacji na stronie SENSE consulting  

Przygotowanie merytoryczne wniosku 

Analiza potrzeb szpitala 

Przed przystąpieniem do pisania wniosku o dotację, niezwykle istotne jest przeprowadzenie dokładnej analizy potrzeb szpitala. Ten proces pozwala na zidentyfikowanie kluczowych obszarów wymagających wsparcia oraz przygotowanie rzetelnego i przekonującego wniosku. Analiza potrzeb szpitala powinna obejmować kilka kluczowych kroków: 

Ocena stanu infrastruktury 

• Przeprowadzenie audytu istniejącej infrastruktury szpitalnej, w tym budynków, sprzętu medycznego oraz technologii informacyjnych. 
• Identyfikacja obszarów wymagających modernizacji, remontów lub rozbudowy, aby spełniać aktualne standardy opieki zdrowotnej. 
• Ocena dostępności i stanu technicznego sprzętu medycznego oraz potrzeb w zakresie jego wymiany lub zakupu nowych urządzeń. 

Analiza demograficzna i epidemiologiczna 

• Zbadanie struktury demograficznej populacji obsługiwanej przez szpital, w tym wiek, płeć, choroby przewlekłe oraz inne istotne czynniki zdrowotne. 
• Analiza trendów epidemiologicznych, takich jak występowanie konkretnych chorób, wzrost liczby pacjentów w określonych grupach wiekowych czy zmiany w zapotrzebowaniu na określone usługi medyczne. 
• Identyfikacja najczęstszych problemów zdrowotnych w społeczności lokalnej oraz priorytetów zdrowotnych, które wymagają pilnej interwencji. 

Ocena jakości świadczonych usług 

• Przeprowadzenie badania satysfakcji pacjentów oraz personelu medycznego z jakości świadczonych usług. 
• Analiza wyników ankiet, skarg oraz sugestii dotyczących poprawy jakości opieki zdrowotnej. 
• Identyfikacja mocnych stron oraz obszarów wymagających poprawy w zakresie świadczenia usług medycznych. 

Chcesz przeprowadzić darmowy audyt telefonicznej rejestracji medycznej Twojej placówki? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły oferty! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Określenie priorytetów 

• Na podstawie zebranych danych, określenie najważniejszych priorytetów, które wymagają wsparcia finansowego. 
• Ustalenie hierarchii potrzeb, zaczynając od tych najbardziej pilnych i krytycznych dla funkcjonowania placówki. 
• Określenie, które inwestycje przyniosą największe korzyści w kontekście poprawy jakości opieki zdrowotnej i efektywności funkcjonowania szpitala. 

Plan rozwoju 

• Opracowanie długoterminowego planu rozwoju szpitala, uwzględniającego planowane inwestycje, modernizacje oraz rozwój nowych usług medycznych. 
• Uwzględnienie celów strategicznych placówki, takich jak zwiększenie dostępności do specjalistycznych usług medycznych, wdrożenie nowych technologii czy poprawa warunków pracy personelu medycznego. 
• Przygotowanie planu finansowego, który uwzględnia zarówno koszty związane z realizacją projektu, jak i potencjalne źródła finansowania, w tym dotacje unijne. 

Konsultacje z interesariuszami

• Przeprowadzenie konsultacji z kluczowymi interesariuszami, takimi jak personel medyczny, pacjenci, organy zarządzające oraz lokalne władze. 
• Zbieranie opinii i sugestii dotyczących potrzeb szpitala oraz potencjalnych rozwiązań. 
• Uwzględnienie wyników konsultacji w ostatecznym planie rozwoju i wniosku o dotację. 

Analiza potrzeb szpitala to nie tylko formalność, ale fundament, na którym opiera się cały proces aplikacyjny. Rzetelnie przeprowadzona analiza pozwala na przygotowanie wniosku, który jest nie tylko zgodny z wymaganiami formalnymi, ale także przekonujący dla oceniających, pokazując rzeczywiste potrzeby i potencjalne korzyści płynące z realizacji projektu. 

Sformułowanie celów projektu 

Sformułowanie celów projektu jest kluczowym etapem przygotowania wniosku o dotację, ponieważ precyzyjnie określone cele stanowią podstawę oceny merytorycznej aplikacji. Cele projektu powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe (SMART), co zapewnia ich klarowność i wykonalność. 

Twoja placówka może ubiegać się o dofinansowanie w zakresie rozwoju rejestracji medycznej! Ułatw kontakt pacjentom i wykorzystaj w pełni swój potencjał! Sprawdź naszą ofertę!

Przygotowanie formalne wniosku 

Dokumentacja 

Każdy wniosek o dotację musi być poparty odpowiednią dokumentacją. Oprócz najbardziej typowych, wymaganych przy każdym tego typu projekcie dokumentów, w celu zwiększenia szansy na otrzymanie dofinansowania warto dodatkowo załączyć: 

• Dokumenty rejestrowe szpitala 
• Plany finansowe i operacyjne 
• Rzetelne analizy kosztów i korzyści 
• Opinie ekspertów i analizy rynku 

Dokumentacja musi być kompletna, dokładna i zgodna z wymaganiami konkursu. 

Harmonogram realizacji projektu 

Realistyczny i szczegółowy harmonogram to kolejny kluczowy element wniosku. Powinien on obejmować wszystkie etapy realizacji projektu, od przygotowania, przez realizację, aż po ewaluację i raportowanie wyników. Harmonogram musi być spójny z możliwościami organizacyjnymi szpitala oraz uwzględniać potencjalne ryzyka i sposoby ich minimalizacji. 

Przygotowanie budżetu 

Realistyczna kalkulacja kosztów 

Budżet projektu musi być realistyczny i dokładnie odzwierciedlać koszty związane z realizacją planowanych działań. Warto w nich uwzględnić szczegółowe koszty zakupu, instalacji oraz dalszego utrzymania sprzętu materiałów zakupionych ze środków dofinansowania.  

Współfinansowanie 

Wiele funduszy wymaga, aby beneficjent wniósł wkład własny. Należy dokładnie określić, skąd będą pochodzić dodatkowe środki finansowe i jak zostaną wykorzystane w projekcie. 

Skuteczna argumentacja wniosku 

Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu 

Konieczne jest przekonujące uzasadnienie, dlaczego projekt jest ważny i jakie korzyści przyniesie dla społeczności lokalnej oraz systemu ochrony zdrowia. Dlatego warto uwzględnić dane statystyczne, badania i analizy, które potwierdzają zasadność realizacji projektu. 

Wskazanie korzyści społecznych i zdrowotnych 

Wniosek powinien jasno wskazywać, jakie korzyści przyniesie realizacja projektu, zarówno dla pacjentów, jak i dla personelu medycznego. Może to obejmować: 

• Zwiększenie dostępności do nowoczesnych usług medycznych 
• Poprawę jakości opieki zdrowotnej 
• Zmniejszenie kosztów leczenia dzięki nowym technologiom 

Przygotowanie wniosku o dotację dla szpitala to proces wymagający, ale dobrze przygotowany wniosek może znacząco zwiększyć szanse na uzyskanie wsparcia finansowego. Dlatego kluczowe jest zrozumienie dostępnych źródeł finansowania, staranne przygotowanie merytoryczne i formalne wniosku oraz przekonująca argumentacja korzyści płynących z realizacji projektu. Dzięki temu placówki medyczne mogą skutecznie korzystać z funduszy europejskich i rozwijać swoją działalność, przynosząc korzyści całej społeczności. 

Jak przygotować wniosek o dotację dla szpitala? Podsumowanie

• Analiza potrzeb szpitala i sformułowanie celów projektu – klucz do skutecznego wniosku 
• Dokładne przygotowanie dokumentacji – niezbędne dla pozytywnej oceny formalnej 
• Realistyczny budżet i harmonogram – podstawy finansowego i organizacyjnego sukcesu projektu 
• Przekonująca argumentacja – niezbędna dla uzyskania poparcia komisji oceniającej 

Pamiętaj, że każdy szczegół ma znaczenie. Skrupulatność i profesjonalizm w przygotowaniu wniosku mogą przynieść wymierne korzyści, zarówno dla placówki medycznej, jak i dla jej pacjentów. 

Artykuł Jak przygotować wniosek o dotację dla szpitala? pochodzi z serwisu IRONteam.

Dofinansowanie dla branży medycznej – placówki medyczne

Szpitale publiczne i prywatne 

Szpitale, zarówno publiczne, jak i prywatne, są głównymi beneficjentami dofinansowań przeznaczonych na rozwój sektora medycznego. Mogą ubiegać się o fundusze na: 

• Modernizację infrastruktury: remonty, rozbudowę budynków, poprawę warunków dla pacjentów. 
• Zakup nowoczesnego sprzętu medycznego: aparaty diagnostyczne, sprzęt operacyjny, technologie informatyczne. 
• Realizację projektów badawczo-rozwojowych: wdrażanie nowych metod leczenia, badania kliniczne, innowacyjne technologie medyczne. 

Przychodnie i kliniki specjalistyczne 

Przychodnie i kliniki specjalistyczne również mają możliwość uzyskania dofinansowań. Dzięki nim mogą: 

• Podnieść standardy opieki zdrowotnej: inwestycje w nowe technologie, poprawę dostępności do specjalistycznych usług medycznych. 
• Rozwijać programy profilaktyczne i edukacyjne: kampanie zdrowotne, szkolenia dla pacjentów i personelu medycznego. 

W celu uzyskania informacji o tym, jakie nabory są obecnie planowane oraz czy Twoja placówka może z nich skorzystać, warto skorzystać z usług naszego partnera. Więcej informacji na stronie SENSE consulting  

Dofinansowanie dla branży medycznej – jednostki naukowe i badawcze 

Uczelnie medyczne i instytuty badawcze 

Uczelnie medyczne oraz instytuty badawcze odgrywają kluczową rolę w rozwoju innowacji w medycynie. Mogą ubiegać się o dofinansowania na: 

• Projekty badawcze: badania kliniczne, rozwój nowych terapii i leków, współpraca międzynarodowa w zakresie badań naukowych. 
• Inwestycje w infrastrukturę badawczą: nowoczesne laboratoria, sprzęt badawczy, centra innowacji medycznych. 

Konsorcja badawcze 

Konsorcja badawcze, składające się z różnych jednostek naukowych, instytucji medycznych i przedsiębiorstw, mogą aplikować o dofinansowania na realizację dużych, interdyscyplinarnych projektów badawczych. Tego typu współpraca pozwala na skuteczniejsze wykorzystanie zasobów i wiedzy, a także na uzyskanie większego wsparcia finansowego. 

Dofinansowanie dla branży medycznej – przedsiębiorstwa z sektora medycznego 

Firmy produkujące sprzęt medyczny i farmaceutyki 

Przedsiębiorstwa zajmujące się produkcją sprzętu medycznego i farmaceutyków mogą ubiegać się o dofinansowania na: 

• Badania i rozwój (R&D): tworzenie nowych produktów, udoskonalanie istniejących technologii, testowanie innowacyjnych rozwiązań. 
• Inwestycje w nowoczesne technologie produkcyjne: automatyzacja procesów, wdrażanie standardów jakości i bezpieczeństwa. 

Startupy medyczne 

Startupy medyczne, w szczególności te działające w obszarach telemedycyny, biotechnologii czy sztucznej inteligencji w medycynie, mają dostęp do szerokiej gamy programów wsparcia finansowego. Mogą uzyskać dofinansowania na: 

• Rozwój produktów i usług: prace badawczo-rozwojowe, prototypowanie, testowanie nowych rozwiązań. 
• Komercjalizację innowacji: wejście na rynek, rozwój działalności, pozyskiwanie nowych klientów i partnerów biznesowych. 

Dofinansowanie dla branży medycznej – organizacje non-profit i fundacje 

Organizacje pozarządowe działające w sektorze ochrony zdrowia mogą aplikować o dofinansowania na: 

• Programy zdrowotne i edukacyjne: kampanie społeczne, programy profilaktyczne, działania na rzecz promocji zdrowia. 
• Wsparcie dla pacjentów: projekty oferujące bezpłatne badania, terapie, wsparcie psychologiczne i rehabilitacyjne. 
• Wspieranie badań naukowych: finansowanie grantów badawczych, organizacja konferencji naukowych, stypendia dla młodych naukowców. 
• Pomoc pacjentom: programy pomocy dla osób przewlekle chorych, wsparcie rodzin pacjentów, działania charytatywne. 

Twoja placówka może ubiegać się o dofinansowanie w zakresie rozwoju rejestracji medycznej! Ułatw kontakt pacjentom i wykorzystaj w pełni swój potencjał! Sprawdź naszą ofertę!

Jak aplikować o dofinansowania dla branży medycznej? 

Krok 1: Identyfikacja źródeł finansowania 

Pierwszym krokiem jest identyfikacja odpowiednich źródeł finansowania. Warto śledzić ogłoszenia o konkursach i programach wsparcia oferowanych przez instytucje krajowe i międzynarodowe, takie jak: 

• Unia Europejska: fundusze strukturalne, programy ramowe w zakresie badań i innowacji (np. Horyzont Europa). 
• Ministerstwa i agencje rządowe: programy krajowe i regionalne wspierające rozwój sektora medycznego. 
• Fundacje i organizacje międzynarodowe: granty i dotacje oferowane przez organizacje takie jak WHO, UNICEF, Fundacja Billa i Melindy Gatesów. 

Krok 2: Przygotowanie wniosku 

Przygotowanie wniosku o dofinansowanie wymaga dokładności i staranności. Kluczowe elementy to: 

• Opis projektu: jasno określony cel, zakres działań, oczekiwane rezultaty. 
• Budżet: szczegółowy plan finansowy, uwzględniający wszystkie koszty związane z realizacją projektu. 
• Harmonogram: plan działań z wyznaczonymi terminami realizacji poszczególnych etapów projektu. 
• Dokumentacja: wszelkie niezbędne załączniki, takie jak pozwolenia, opinie ekspertów, analizy rynku. 

Krok 3: Złożenie wniosku i monitorowanie 

Po złożeniu wniosku, ważne jest śledzenie jego statusu oraz ewentualne uzupełnianie brakujących informacji. 

Beneficjenci funduszy europejskich. To możesz być również Ty!  

Dofinansowania dla branży medycznej są dostępne dla szerokiego grona beneficjentów, od szpitali i przychodni, przez jednostki naukowe, po przedsiębiorstwa i organizacje non-profit. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, jakie źródła finansowania są dostępne oraz jak skutecznie przygotować wniosek o dotację. Dzięki temu, można uzyskać wsparcie finansowe na realizację projektów, które przyczynią się do poprawy jakości opieki zdrowotnej oraz rozwoju innowacji w medycynie.

Artykuł Dofinansowania dla branży medycznej. Kto może się o nie starać?  pochodzi z serwisu IRONteam.

Medyczny Voicebot w rejestracji szpitala. Spis treści:

1. Jak działa medyczny voicebot?
2. Kluczowe funkcje medycznego voicebota
3. Zalety medycznego voicebota
4. Wdrożenie medycznego voicebota w szpitalu
5. Przyszłość medycznych voicebotów

Jak działa medyczny voicebot?

Medyczny voicebot to zaawansowany system oparty na sztucznej inteligencji (AI) i technologii rozpoznawania mowy. Bezsprzecznie jego głównym zadaniem jest automatyzacja procesów rejestracji pacjentów oraz udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Dzięki temu voicebot jest w stanie przejąć znaczną część obowiązków pracowników rejestracji, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie czasem i zasobami szpitala.

Działanie voicebota w rejestracji krok po kroku

1. Voicebot analizuje głos rozmówcy po odebraniu połączenia
2. Rozpoznaje zdefiniowane słowa kluczowe
3. Ustala kontekst wypowiedzi pacjenta
4. Dobiera do niej odpowiedni, wcześniej przygotowany scenariusz rozmowy
5. Seria krótkich pytań i odpowiedzi wystarczy do obsługi rutynowego zgłoszenia
6. Voicebot udziela potrzebnych informacji, przekazuje zebrane dane do pracownika lub przekierowuje rozmowę do rejestracji w celu zakończenia obsługi

Kluczowe funkcje medycznego voicebota

Funkcje voicebota w rozmowach przychodzących do pacjentów

1. Umawianie wizyt – zapisywanie pacjentów na wizyty do poradni specjalistycznych oraz POZ
2. Odwoływanie wizyt – umożliwienie pacjentom odwoływania wizyt poprzez scenariusz bota
3. Zmiana terminu wizyt – umożliwienie pacjentom zmiany terminu wizyt poprzez scenariusz bota
4. Zamawianie recept – umożliwienie pacjentom zamówienia leków na receptę poprzez scenariusz bota
5. Informacja o dostępności wyniku badania – umożliwienie pacjentom uzyskania informacji, czy wynik danego badania jest już dostępny
6. Pytania i odpowiedzi ogólne/dotyczące wizyt

Funkcje voicebota w ramach kampanii wychodzących do pacjentów

1. Potwierdzanie wizyt. Voicebot może wydzwonić przygotowaną wcześniej listę pacjentów, aby uzyskać potwierdzenie wizyty. Dzięki temu odsetek pacejntów, którzy nie skorzystali z usług medycznych, drastycznie spada.
2. Odwoływanie wizyt. Również ta opcja, podobna do poprzedniej, umożliwia informowanie pacjentów o odwołaniu wizyty w sytuacjach np. uszkodzenia sprzętu/nieobecności lekarza
3.  Ankieta satysfakcji. W ten sposób placówka może uzyskać wgląd w poziom satysfakcji pacjentów ze świadczonych usług.

Zalety medycznego voicebota

Dla pacjentów

1. Szybsza i łatwiejsza rejestracja: Pacjenci nie muszą czekać w kolejce ani przeglądać stron internetowych. Dzięki temu w rejestracji wystarczy krótka rozmowa z voicebotem.
2. 24/7 dostępność: Voicebot jest dostępny przez całą dobę, co umożliwia rejestrację i uzyskiwanie informacji w dowolnym czasie, niezależnie od godzin pracy szpitala.
3. Eliminacja błędów: System minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym wpisywaniem danych przez recepcjonistów.

Dla personelu medycznego

1. Odciążenie recepcjonistów: Automatyzacja rutynowych zadań pozwala personelowi skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach i bezpośredniej obsłudze pacjentów.
2. Zwiększenie efektywności: Dzięki voicebotowi, proces rejestracji staje się bardziej efektywny, co pozwala na lepsze zarządzanie zasobami szpitala. W wyniku wdrożenia medycznego voicebota zespół rejestracji może poświecić czas innym obowiązkom.
3. Redukcja kosztów: Automatyzacja procesów administracyjnych przyczynia się do obniżenia kosztów operacyjnych.

Wdrożenie medycznego voicebota w szpitalu. Krok po kroku

1. Analiza potrzeb: Przed wdrożeniem voicebota, ważne jest przeprowadzenie analizy potrzeb szpitala oraz identyfikacja procesów, które mogą zostać zautomatyzowane.
2. Wybór dostawcy: Kluczowym etapem jest wybór odpowiedniego dostawcy technologii voicebot. Należy zwrócić uwagę na doświadczenie firmy oraz oferowane funkcjonalności.
3. Integracja z systemem: Voicebot musi zostać zintegrowany z istniejącym systemem rejestracji pacjentów, co zapewni płynność działania i wymianę danych.
4. Szkolenie personelu: Choć voicebot automatyzuje wiele zadań, personel szpitala powinien zostać przeszkolony w zakresie obsługi nowego systemu oraz zarządzania wyjątkami.

Przyszłość medycznych voicebotów

W miarę jak technologia AI i rozpoznawania mowy będzie się rozwijać, możemy spodziewać się dalszych innowacji w zakresie medycznych voicebotów. Dlatego możliwe jest, że przyszłe systemy będą jeszcze bardziej zaawansowane, oferując bardziej spersonalizowane i kompleksowe usługi dla pacjentów.

Potencjalne kierunki rozwoju medycznego voicebota

1. Integracja z telemedycyną. Voiceboty mogą zostać zintegrowane z platformami telemedycznymi, umożliwiając pacjentom szybki dostęp do konsultacji online.
2. Analiza danych zdrowotnych. Dzięki zaawansowanej analizie danych, voiceboty będą w stanie dostarczać pacjentom bardziej precyzyjne i spersonalizowane porady zdrowotne.
3. Wykorzystanie w diagnostyce. W przyszłości voiceboty mogą wspierać proces diagnostyczny, analizując objawy zgłaszane przez pacjentów i sugerując potencjalne diagnozy.

Medyczny voicebot. Zalety bez wad

Medyczny voicebot w rejestracji szpitala to innowacyjne rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Ponadto automatyzacja procesów rejestracji, dostępność 24/7 oraz możliwość udzielania odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania to tylko niektóre z zalet tej technologii. Wdrożenie voicebota wymaga starannego planowania i integracji z istniejącymi systemami, ale korzyści z tego płynące są nieocenione. Przyszłość medycznych voicebotów rysuje się obiecująco, a dalszy rozwój technologii AI z pewnością przyczyni się do jeszcze większej rewolucji w obsłudze pacjentów.

Artykuł Medyczny Voicebot w rejestracji szpitala. Przyszłość obsługi pacjenta pochodzi z serwisu IRONteam.

W dobie szybko zmieniającej się rzeczywistości także ośrodki ochrony zdrowia muszą zmieniać i dostosowywać się na bieżąco do obecnych realiów. To, co jeszcze kilka lat temu było prawdziwą rewolucją – rejestracja telefoniczna oparta o system call center – dzisiaj stało się już standardem. Pacjenci natomiast poszukują dalej sprawniejszych i łatwiejszych form komunikacji ze szpitalem i lekarzami. Dlatego warto poznać nowe rozwiązanie jakim jest contact center oraz jego rolę w ochronie zdrowia.

System contact center. Funkcje, zadania, możliwości. Spis treści:

1. Contact center – co to jest?
2. Czemu służy system contact center w ochronie zdrowia?
3. Jak wygląda wykorzystanie contact center w praktyce?
4. Jak założyć system contact center w szpitalu?
   • Jaki system contact center wybrać dla szpitala?
   • System contact center jako rozwinięcie rozwiązania call center
   • Zalety systemu contact center

System contact center – co to jest?

Contact center jest przedłużeniem i rozwinięciem idei stojącej za call center. Systemy contact center zapewnia obsługę nie tylko kontaktu telefonicznego, ale także równolegle innych kanałów komunikacji.  Natomiast systemy call center zarządzają jedynie połączeniami telefonicznymi. Nie może to dziwić ze względu na jeszcze stosunkowo niedawną dominację tej formy komunikacji świecie. Po prostu nie było innego równie szybkiego i łatwego w obsłudze narzędzia do kontaktu na odległość. Wszystko zmieniało się jednak wraz z nadejściem ery Internetu.

Maile, komunikatory, wideokonferencje i spotkania online to tylko jedne z wielu usprawnień, które zrewolucjonizowały nasz sposób porozumiewania się.  Nowe szanse i możliwości, które dało to medium zaowocowały również na gruncie masowej komunikacji między instytucjami a indywidualnymi osobami właśnie za pomocą contact center.

Czemu służy contact center w ochronie zdrowia?

Najczęściej do tej pory contact center było stosowane przez prywatne firmy w formie B2B (ang. business-to-business) do kontaktu z innymi firmami bądź B2C (ang. business-to-consumer) do zapewnienia obsługi indywidualnego klienta.

Ten drugi model wykorzystania systemu contact center sprawdzi się w ochronie zdrowia. Przede wszystkim może być wykorzystywany do pierwszego kontaktu z pacjentem jakim jest rejestracja medyczna. Pacjenci, poprzez kontakt z prywatnymi firmami, są już przyzwyczajeni do możliwości wszechstronnego kontaktu oraz wyboru kanału komunikacji, który odpowiada im najbardziej w danej chwili. Dlatego spodziewają się już podobnych rozwiązań także w placówce medycznej, w której chcą uzyskać leczenie.

Usługi call center sprawdzają się w tym aspekcie bardzo dobrze, przynosząc ośrodkom ochrony zdrowia znaczne korzyści. Jednak nie każda sprawa pacjenta wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Pacjent często rozbudowane i wielowątkowe pytanie woli zadać w formie pisemnej i wysłać za pomocą np. maila. Jeśli obsługa mailowa szpitala zostanie przygotowana w odpowiedni sposób, wiadomość zwrotna nawet po czasie kilku godzin powinna być w wielu przypadkach wystarczająca.

Jak wygląda wykorzystanie contact center w praktyce?

System contact center zapewnia zsynchronizowany punkt zbiorczy wszystkich nadsyłanych drogą mailową wiadomości. W jednym miejscu zbiera oraz przechowuje wiadomości od pacjentów, które są dostępne dla każdego pracownika rejestracji. System contact center powinien również zapewnić możliwość ich sortowania oraz oznaczania, które wiadomości wymagają reakcji. Pierwsza kompetentna osoba może w szybki i łatwy sposób na nie odpowiedzieć.

Dodatkowo contact center jako punkt zbiorczy wiadomości od pacjentów może obsługiwać także zgłoszenia przesłane przez formularze kontaktowe na stronie internetowej placówki czy innego rodzaju komunikatory. Daje także możliwość implementacji na stronie szpitala dedykowanych widgetów. Można w nich zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje dla pacjenta z poziomu strony głównej. Dzięki temu rozwiązaniu szpital uniknie sytuacji, kiedy pacjent gubi się w zbyt rozbudowanej strukturze strony internetowej.

Bezsprzecznie obecnym standardem powinna być także opcja przesyłania przez pacjenta plików w popularnych formatach. Bezpośrednie przesłanie zdjęcia lub skanu dokumentu ułatwi oraz przyspieszy proces odczytania zawartych w nim informacji. Znana jest sytuacja z call center, kiedy pacjent dzwoni, aby dokonać rejestracji, jednak ma ogromne trudności z odszukaniem np. kodu dostępu ze skierowania. Dlatego przesłany skan umożliwi konsultantowi contact center na samodzielną weryfikację danych z dokumentów.

Jak założyć contact center w szpitalu?

Wdrożenie systemu contact center w szpitalu można przeprowadzić na kilka różnych sposobów.

Podwaliną każdego systemu contact center powinny stać się rozwiązania dostępne już w call center. Obsługa telefoniczna oraz SMS-owa jest obecnie niepodważalnym standardem. Dopiero kiedy ten obszar działalności placówki ochrony zdrowia jest zabezpieczony powinno się zadbać o komunikację internetową.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie audytu liczby połączeń telefonicznych oraz ruchu na stronie internetowej szpitala. Wiedza o tym, ilu pacjentów w jakich sprawach i za pomocą którego kanału komunikuje się z naszym szpitalem jest fundamentem do dalszych działań.

Jaki system contact center wybrać dla szpitala?

Po przeprowadzonej analizie można przejść do wyboru systemu, który będzie obsługiwał szpitalne contact center. O tym, jakie wymagania powinien spełniać, pisaliśmy już wyżej. Koszt instalacji oraz obsługi serwisowej systemu contact center jest różny w zależności od wielkości i profilu działalności danego ośrodka zdrowia. Ważne jest, aby nie wybierać systemu, który „sprawdza się w każdej firmie i w każdych okolicznościach”. Praca w ochronie zdrowia i kontakt z pacjentami są bardzo specyficzne i rządzą się własnymi prawami. Dlatego warto przemyśleć zakup systemu GATEway oraz Asystenta Pacjenta. Oba zosstały stworzone specjalnie z myślą o funkcjonowaniu w warunkach polskich szpitali.

Z dodatkowych kwestii należy wziąć pod uwagę intuicyjność codziennej obsługi oraz czytelny układ graficzny. Powyższe czynniki będą wpływać na jakość pracy zespołu rejestracji, a także szybkość nauk nowych funkcji. Ponadto przy inwestycji w sam system contact center zwróć uwagę, czy przy wdrożeniu jego dostawca oferuje system szkoleń z obsługi dla pracowników. Nawet godzinne szkolenie będzie dużym ułatwieniem w pierwszych dniach pracy, co przełoży się od początku na jakość obsługi pacjenta.

System contact center jako rozwinięcie rozwiązania call center

Dlatego szpitale, które już posiadają tę formę organizacji rejestracji medycznej, będą mogły przejść łatwiej i szybciej do formy contact center.

Wdrożenie systemu contact center powinno być oparte na istniejącym dotychczas systemie call center palcówki. Dzięki temu obsługa spraw pacjentów nie zostanie rozproszona pomiędzy kilkoma zespołami. Wszystkie zgłoszenia (jedynie w różnych formach) będą obsługiwane przez ten sam, doświadczony skład pracowników. Jednocześnie zwiększy to jakość monitoringu obiegu wiadomości między pacjentami a szpitalem.

System contact center, kiedy placówka posiada już wydzielony zespół pracowników, nie wymaga żadnych większych kosztów związanych z zatrudnieniem dodatkowych osób. Przy odpowiedniej organizacji pracy, osoby odpowiedzialne za odbieranie telefonów, mogą również w wyznaczonych godzinach odpowiadać na zgłoszenia z innych kanałów komunikacji.

Zalety systemu contact center w ochronie zdrowia

Wdrożenie systemu contact center jest koniecznym etapem rozwoju każdej nowoczesnej placówki medycznej. Niezależnie od jej wielkości oraz profilu działalności wcześniej czy później stanie przed faktem rozwiązania kwestii komunikacji internetowej z pacjentem.

Kontakt za pomocą wielu różnorodnych kanałów komunikacji staje się standardem. Powoli, lecz systematycznie będzie stawać się równorzędnym sposobem kontaktu jak wizyta bezpośrednia czy rozmowa telefoniczna. Jeśli ośrodek zdrowia nie może pozwolić na odpływ pacjentów do innych placówek, contact center to remedium na te bolączki.

Artykuł System contact center. Funkcje, zadania, możliwości pochodzi z serwisu IRONteam.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie zalety wiadomości mailowych są najważniejsze w kontakcie z pacjentem,
• w jakich sytuacjach pracy rejestracji medycznej najlepiej sprawdzi się e-mail,
• jak komunikacja mailowa wpłynie na jakość obsługi pacjentów,
• o jakie elementy zadbać w prowadzeniu skutecznej komunikacji mailowej.

E-mail w kontakcie z pacjentem. Spis treści:

1. E-mail w kontakcie z pacjentem. Zastosowanie w pracy rejestracji
   • udzielanie informacji pacjentowi poprzez e-mail
   • przesyłanie wzorów, formularzy oraz instrukcji pacjentowi dzięki e-mailowi
   • e-mail do pacjenta jako forma edukacji i promocji
2. E-mail placówki medycznej. Bezpieczeństwo przede wszystkim
3. Metoda 7C. Jak pisać maile do pacjentów, aby każdy je zrozumiał

E-mail w kontakcie z pacjentem. Zastosowanie w pracy rejestracji

Wysyłanie e-maili do pacjentów umożliwia szybki i bezpośredni kontakt, zarówno przed planowaną wizytą, jak i po jej zakończeniu. Przypomnienia o nadchodzących terminach, instrukcje przygotowania czy informacje dotyczące wyników badań – to wszystko można sprawnie przekazać drogą elektroniczną.

Udzielanie informacji pacjentowi poprzez e-mail

Nie każda sprawa, z którą zgłasza się pacjent, wymaga natychmiastowej reakcji ze strony pracownika i udzielenia szybkiej odpowiedzi. Dodatkowo stopień skomplikowania oraz obszerności niektórych zagadnień będzie utrudniał czytelne ich omówienie w rozmowie bezpośredniej czy telefonicznej.

W takich sytuacjach lepiej sprawdzi się forma pisemna w postaci wiadomości e-mail. Dzięki niej pacjent będzie mógł zadać szczegółowe lub wielowątkowe pytanie. A pracownik rejestracji udzielić spójnej, przemyślanej i przede wszystkim pełnej odpowiedzi. Dobrym przykładem z życia rejestracji medycznej jest wymóg omówienia oraz udzielania instrukcji zasad przygotowania się do konkretnych badań.

Przesyłanie wzorów, formularzy oraz instrukcji pacjentowi dzięki e-mailowi

Bezsprzeczną zaletą komunikacji mailowej jest także możliwość dołączenia do wysyłanej odpowiedzi pisemnej także załączników w postaci plików. Dokumenty takie mogą zostać przygotowane w przeróżnej formie oraz dotyczyć całej gamy spraw, z którymi zgłasza się pacjent. Szczególnie istotne będzie to przy konieczności wypełnienia wniosków czy formularzy, które do tej pory pacjent musiał uzyskiwać osobiście w szpitalu. Jeśli jednak pacjent otrzyma taki dokument drogą elektroniczną, będzie mógł wydrukować i wypełnić w domu. A tym samym zjawi się w szpitalu już przygotowanym. Zaoszczędzi to dużo czasu nie tylko pacjentom, ale także pracownikom rejestracji.

E-mail do pacjenta jako forma edukacji i promocji

Wiadomości e-mail w kontakcie z pacjentem mogą być wykorzystywane nie tylko do udzielania odpowiedzi, ale także nawiązywania kontaktu. Placówka posiadająca zebraną bazę mailingową pacjentów, może ją wykorzystać do informowania na szeroką skalę m.in. o możliwości skorzystania z programów profilaktycznych.

E-mail w kontakcie z pacjentami sprawdzi się także w razie konieczności szybkiego poinformowania dużej liczby pacjentów o wprowadzonych zmianach w funkcjonowaniu konkretnych jednostek czy działalności szpitala. Tym samym e-mail może stać się narzędziem przydatnym np. do odwoływania czy przesuwania terminów wizyt. Ale także przypominania o wyznaczonych wcześniej badaniach.

E-mail placówki medycznej. Bezpieczeństwo przede wszystkim

W środowisku medycznym, gdzie przesyłane informacje często są poufne i dotyczą danych pacjentów, bezpieczeństwo komunikacji jest niezwykle istotne. Wszystkie wiadomości e-mailowe powinny być wysyłane przez zabezpieczone kanały, a placówki medyczne powinny stosować technologie szyfrowania, aby chronić prywatność pacjentów. Dbając o bezpieczeństwo informacji, placówki medyczne mogą uniknąć potencjalnych naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Aby zapewnić profesjonalną i bezpieczną komunikację e-mailową, kluczowe jest przeszkolenie personelu z zakresu zasad etyki zawodowej i procedur bezpiecznej wymiany informacji. Personel powinien być świadomy rygorystycznych standardów obowiązujących w dziedzinie ochrony danych medycznych, co pozwoli uniknąć potencjalnych zagrożeń związanych z nieświadomym naruszaniem przepisów.

Placówki medyczne powinny również inwestować w zaawansowane rozwiązania technologiczne, które wspierają bezpieczeństwo komunikacji e-mailowej. Zastosowanie firewalli, programów antywirusowych, a także systemów monitorowania dostępu do danych to kluczowe elementy, które zabezpieczą infrastrukturę przed ewentualnymi zagrożeniami.

Metoda 7C. Jak pisać maile do pacjentów, aby każdy je zrozumiał

Ważne dla skuteczności komunikacji mailowej będzie także jakość oraz merytoryczność wysyłanych przez pracowników odpowiedzi na zgłoszenia pacjentów. Maile powinny być napisane w sposób, który z jednej strony dostarczy pełnej informacji, a z drugiej w będzie jasny i czytelny dla każdego pacjenta niezależnie od poziomu jego wiedzy czy dotychczasowego doświadczenia w kontaktach z ochroną zdrowia.

Przydatna w uzyskaniu odpowiednich efektów okazać się może zasada 7C, która opisuje siedem kolejnych kroków niezbędnych do uzyskania klarowności oraz kompleksowości tworzonego maila. Nazwa tej metody bierze się od siedmiu „C”, którymi w języku angielskim zaczynają się kolejne cechy wartościowej wiadomości mailowej.

Clear – e-mall w kontakcie z pacjentem powinien być jasny

Wiadomość do pacjenta powinna mieć prosty i jasny przekaz. Nie należy utrudniać jego odczytania poprzez używanie zbyt długich lub zawiłych sformułowań. Zamiast zdań wielokrotnie podrzędnie złożonych lepiej sprawdzą się krótkie i proste w formie. Dobrym sposobem na uzyskanie jasności może być również wypunktowanie głównych informacji oraz ich krótkie podsumowanie na końcu wiadomości.

Concise – e-mail musi być zwięzły

Ten punkt ściśle wiąże się z poprzednim. Nic tak nie odstrasza ani nie zniechęca jak ściana tekstu, którą trzeba przeczytać. Postaraj się, aby w odpowiedziach do pacjentów skupić się na kluczowych kwestiach, które będą bezpośrednimi odpowiedziami na jego pytania z poprzedniej wiadomości.

Concrete – zadbaj, aby e-mail do pacjenta był konkretny

Od początku zmierzaj do głównego celu. Nie rozpisuj się tam, gdzie nie jest to absolutnie koniecznie. Oczywiście pacjentowi należy wszystko wyjaśnić w sposób wyczerpujący, ale najważniejsze, najbardziej kluczowe sprawy (np. data, godzina, miejsce, nazwisko specjalisty czy nazwa poradni) zazwyczaj można opisać krótko i zwięźle. Jeśli jakaś sprawa wymaga mocno szczegółowych wyjaśnień, najlepiej zamieścić w załączniku odpowiedni dokument lub opis z instrukcjami postępowania dla pacjenta.

Correct – poprawny e-mail do pacjent to podstawa

Dbałość o ortografię i interpunkcję jest podstawowym aspektem przy wywieraniu odpowiedniego wrażenia profesjonalizmu. Błędy tego typu mogą wywołać u pacjenta śmiech lub, co gorsza, wrażenie, że odpowiedziała mu osoba o słabych zdolnościach komunikacyjnych. Pomocne przy unikaniu tego typu błędów pomocna będzie autokorekta używanego programu lub szybkie sprawdzenie poprawności zapisywanego słowa w internetowym słowniku.

Coherent – zastanów się, jak e-mail do pacjenta może być spójny

Mail powinien tworzyć spójną, logiczną całość. Postaraj się, aby jego ton, forma i używane słownictwo przez całą wiadomość były takie same. Użycie nowego, niepasującego do poprzednich zdań sformułowania wybija z rytmu czytania. Przez co powoduje poczucie dezorientacji i może przyczynić się do trudności we właściwym zrozumieniu wiadomości. Unikaj także niepotrzebnych dygresji czy zbyt szczegółowych wyjaśnień, w czym pomogą poprzednie reguły.

Complete – pamiętaj, aby e-mail w komunikacji z pacjentem był kompletny

Postaraj się, w miarę możliwości oraz posiadanych informacji, wykorzystać maila w jak największym stopniu, przekazując w ramach jednej wiadomości wszystkie konieczne informacje. Brak lub zbyt ogólny charakter informacji prowadzi do dezorientacji pacjenta. Przez to będzie zmuszony pisać kolejne wiadomości w celu dopytania i uzyskania w pełni satysfakcjonującego wyjaśnienia. Sytuacja taka może także przerodzić się w konieczność osobistego stawienia się pacjenta w placówce lub wykonywania kolejnych telefonów do rejestracji.

Courteous – dobrze, aby e-mail w kontakcie z pacjentem był uprzejmy

Zarówno w rozmowie osobistej, telefonicznej, jak i komunikacji pisemnej odpowiedni ton wypowiedzi oraz stosowanie szeroko przyjętych zwrotów grzecznościowych świadczy o wysokim poziomie kultury osobistej oraz zawodowego profesjonalizmu. Pamiętaj o zachowaniu właściwych form przy zwracaniu się do pacjenta („Pan/ Pani”). A także odpowiednich formułach powitania na początku i pożegnania na końcu wiadomości.

Artykuł E-mail w kontakcie z pacjentem. O czym warto pamiętać? pochodzi z serwisu IRONteam.

W naszym artykule wskazujemy najważniejsze, kluczowe czynniki, które będą stanowiły o wysokiej jakości pracy telefonicznej rejestracji medycznej. Krok po kroku omawiamy wszystkie najważniejsze elementy, jakie należy wziąć pod uwagę, aby stworzyć efektywny i skuteczny punkt kontaktu dla pacjentów.

Telefoniczna rejestracja medyczna. Najważniejsze elementy sukcesu:

1. sprawny system call center w rejestracji medycznej
   • automatyzacja procesu obsługi pacjenta
   • monitorowanie jakości i wydajności zespołu rejestracji medycznej
   • elastyczność i skalowalność pracy rejestracji medycznej
   • integracja z innymi systemami szpitalnymi
2. optymalizacja procesu rejestracji
3. personalizacja komunikacji z pacjentem
   • dlaczego personalizacja jest ważna?
   • jak działa personalizacja w systemie call center?

System call center w pracy telefonicznej rejestracji pacjentów

Telefoniczna rejestracja medyczna oparta o system call center pozwala na wprowadzenie optymalizacji oraz personalizacji w obsłudze pacjentów. Działa on jako ośrodek komunikacyjny, łączący personel medyczny z pacjentami. Inwestycja w nowoczesne rozwiązania, takie jak system GATEway od IRONteam, staje się fundamentem sukcesu w obszarze telefonicznej rejestracji.

1. Automatyzacja procesów obsługi pacjenta

Nowoczesne systemy call center oferują zaawansowane funkcje automatyzacji, umożliwiając szybką i precyzyjną rejestrację pacjentów. Duża część obowiązków, którymi do tej pory musieli zajmować się bezpośrednio pracownicy, może zostać wykonana przez system. Odbieranie połączeń, identyfikacja pacjenta, komunikat powitalny, wyszukiwanie informacji oraz wiele innych może zajmować minimum koniecznego czasu.  

2. Monitorowanie wydajności rejestracji medycznej

Nowoczesne systemy umożliwiają bieżące monitorowanie wydajności procesu rejestracji. To narzędzie pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji, co z kolei przekłada się na ciągłe doskonalenie działania call center. Dzięki zaawansowanym modelom matematycznym oraz algorytmom kierownik rejestracji łatwo przeanalizuje najważniejsze kwestie ruchu telefonicznego każdego dnia pracy.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

3. Elastyczność i skalowalność telefonicznej rejestracji

Sprawny system call center jest elastyczny i skalowalny. Może dostosowywać się do zmiennego obciążenia, zapewniając płynność pracy nawet w przypadku wzmożonego ruchu pacjentów. Dodatkowo prostota obsługi i intuicyjne poruszanie się po najważniejszych opcjach ułatwią pracę zespołowi rejestracji.

4. Integracja z innymi systemami szpitalnymi

Integracja systemu call center z innymi narzędziami, takimi jak bazy danych pacjentów czy systemy informatyczne szpitala, pozwala na płynny przepływ informacji między różnymi sektorami placówki medycznej.

Wdrożenie sprawnej infrastruktury call center to inwestycja w efektywność i satysfakcję pacjentów. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, telefoniczna rejestracja staje się nie tylko efektywna, ale także przyjazna dla pacjenta i zintegrowana z całą strukturą ośrodka medycznego.

Optymalizacja procesu rejestracji

Optymalizacja procesu rejestracji w ramach systemu telefonicznej rejestracji medycznej jest kluczowym elementem skutecznej obsługi pacjentów. Dzięki temu rozwiązaniu pacjenci mogą szybko i sprawnie dokonać rejestracji na wizytę czy badanie, eliminując konieczność długotrwałego oczekiwania na połączenie z pracownikiem rejestracji.

Automatyzacja podstawowych czynności, takich jak potwierdzenie tożsamości pacjenta, zbieranie danych kontaktowych czy informowanie o dostępnych terminach, przyczynia się do skrócenia czasu trwania samej rejestracji. Dodatkowo, system może dostosować pytania rejestracyjne do konkretnego typu wizyty czy badania, co zwiększa efektywność procesu.

Optymalizacja procesu obejmuje również zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych pacjentów, takie jak szyfrowanie informacji i zapewnienie zgodności z przepisami ochrony prywatności.

Monitorowanie wydajności procesu rejestracji poprzez generowanie raportów umożliwia bieżące dostosowywanie procedur do potrzeb placówki. Proces powinien być łatwy do wdrożenia i szybko przyswajany przez personel, co przyspiesza adaptację do nowych rozwiązań.

Ostatecznym celem optymalizacji procesu rejestracji jest stworzenie skutecznego, efektywnego i zgodnego z oczekiwaniami pacjentów systemu, który wpływa na pozytywne doświadczenia pacjentów oraz efektywność pracy placówki medycznej. Dlatego ciągłe doskonalenie procesu jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości obsługi pacjentów.

Personalizacja komunikacji z pacjentem

Personalizacja komunikacji z pacjentem w ramach telefonicznej rejestracji medycznej staje się coraz ważniejszym aspektem w pracy szpitala. Dzięki tej funkcji personel medyczny może dostosowywać komunikaty i interakcje do indywidualnych potrzeb i historii każdego pacjenta.

Dlaczego personalizacja komunikacji z pacjentem jest ważna?

1. Indywidualne podejście
   Pacjenci różnią się między sobą nie tylko diagnozami, ale także oczekiwaniami i preferencjami. Dzięki personalizacji komunikacji można dostosować ton rozmowy oraz przekaz do charakterystyki danego pacjenta.
2. Podnoszenie satysfakcji pacjenta
   Personalizacja sprawia, że pacjent czuje się bardziej doceniony i zrozumiany. Odpowiednie dostosowanie komunikatu może znacząco wpłynąć na pozytywne doświadczenie pacjenta związane z obsługą rejestracyjną.
3. Większa skuteczność informacyjna
   Personalizacja komunikacji oznacza także dostarczanie konkretnych informacji, istotnych dla danego pacjenta. Na przykład, system może przypominać o konkretnej procedurze diagnostycznej czy konieczności dostarczenia określonych dokumentów.
4. Budowanie relacji
   Komunikacja personalizowana pomaga w budowaniu trwałych relacji z pacjentem. Przywoływanie informacji z poprzednich rozmów i wizyt sprawia, że pacjent czuje się bardziej zaangażowany w proces leczenia.

Jak działa personalizacja komunikacji z pacjentem w systemie call center?

1. Dostęp do danych pacjenta
   System call center ma dostęp do danych pacjenta, co umożliwia personalizację komunikacji. Pracownik widzi historię pacjenta, diagnozy, dotychczasowe wizyty, co pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu.
2. Indywidualne powitanie i pożegnanie
   Dzięki personalizacji system może dostosować standardowe powitania i pożegnania do konkretnej osoby, co nadaje rozmowie bardziej przyjazny charakter.
3. Dostosowanie przekazu
   Personalizacja oznacza także dostosowanie treści rozmowy do aktualnych potrzeb pacjenta, co może być istotne zwłaszcza w przypadku pacjentów ze specyficznymi warunkami zdrowotnymi.

Personalizacja komunikacji w ramach systemu call center to nie tylko dostosowanie formy do oczekiwań pacjentów. To także lepsze zrozumienie ich indywidualnych potrzeb. Dodatkowo to element, który wpływa na pozytywne doświadczenia pacjentów oraz budowanie trwałych relacji z placówką medyczną.

Artykuł Telefoniczna rejestracja medyczna. Klucz do sukcesu placówki pochodzi z serwisu IRONteam.

Zarządzanie wizytami pacjentów jest ważnym czynnikiem wpływającym na pracę każdej placówki medycznej. Jak pokazują raporty, tylko w pierwszej połowie 2023 roku ponad 450 000 pacjentów w całym kraju nie przyszło na wcześniej umówione wizyty lekarskie. Bezsprzecznie jest to powodem tworzenia nie tylko dodatkowych kolejek oczekujących na porady, ale także niepotrzebnych kosztów po stronie przychodni czy szpitali. Dlatego w naszym artykule piszemy, jak przypomnienie o wizycie pacjentowi pozwoli na zminimalizowanie tego problemu oraz jakie metody w tym celu stosować.

W naszym artykule znajdziesz informacje:

• jak przypomnienie o wizycie wpływa na wzrost odbytych porad,
• o czym pamiętać przy opracowaniu strategii przypomina o wizycie,
• jakie formy przypomnienia są najskuteczniejsze,
• co zawrzeć w informacji do pacjenta o przypomnieniu o wizycie.

Dlaczego pacjenci nie odwołują wizyt?

Nieodwoływanie wizyt przez pacjentów przez nich samych nie jest postrzegane jako palący problem. W badaniu przeprowadzanym przez Fundację MY PACJENCI na potrzeby kampanii społecznej #ODWOLUJE #NIEBLOKUJE aż 53% ankietowanych oceniło liczbę nieodwołanych wizyt na maksymalnie 100 000 w skali roku. Jak wiemy z oficjalnych statystyk, niedowołanych wizyt w rzeczywistości jest 9 razy więcej.

Duża część osób zainteresowanych tych problemem wskazuje także na praktyczne przyczyny tego zjawiska. Po pierwsze pacjenci, którzy muszą czekać na wizytę często wiele tygodni czy nawet miesięcy, po prostu zapomina o wyznaczonym o wiele wcześniej terminie wizyty. Po drugie, w zakresie publicznej ochrony zdrowia, gdzie koszt konkretnej wizyty nie jest ponoszony bezpośrednio przez pacjenta, łatwiej mu z niej zrezygnować bez odwołania, kiedy nie ponosi żadnych osobistych strat.

Dlatego też skala tego problemu jest znacznie mniej zauważalna w ośrodkach prywatnych. Dodatkowo eksperci wskazują na brak w obecnym prawodawstwie środków dyscyplinujących pacjentów. Z tego powodu jedynymi możliwościami pozostają aspekty edukacyjne oraz informacyjne. Jak m.in. omawiana w tym artykule kwestia zarządzania przypomnieniami o wizytach wysyłanych do pacjentów.

Przypomnienie o wizycie. Liczy się strategia

Pacjenci, którzy nie pojawiają się na umówionych terminach, generują straty czasowe, finansowe i logistyczne. Nieobecność jednego pacjenta wpływa na funkcjonowanie całego systemu. Inni, pilnie potrzebujący pomocy, mogą nie być w stanie uzyskać terminu na czas.

Chcąc temu zapobiegać, placówka medyczna musi się liczyć z faktem, że nie wystarczą doraźne, pojedyncze działania, ale konieczna jest szczegółowo przygotowana oraz zaplanowana strategia wysyłania przypomnień o wizytach do pacjentów.

Przede wszystkim liczy się regularność i systematyczność. W pierwszej kolejności należy ustalić w jakich okresach przed wizytą oraz jak często będą nawiązywane próby kontaktu z pacjentem. Często jedno przypomnienie na krótko przed ustalonym wcześniej terminem może okazać się nieskuteczne. Przypomnienia o wizycie najlepiej powtórzyć co najmniej dwa razy, np. tydzień oraz dzień przed wizytą.

Dodatkowo należy zaplanować w jakich przypadkach czy jednostkach placówki konieczne wysyłanie jest przypomnień o wizycie. Duże znaczenie w tym aspekcie będzie miała skala nieodwołanych wizyt, ale także sam charakter świadczonych usług. Może się okazać, że w niektórych jednostkach, gdzie problem jest znaczny, przydatna okaże się opcja automatycznej wysyłki SMS lub maili.

Równie ważny będzie dobór odpowiedniego kanału komunikacji w ramach przypominania o wizycie pacjentowi. Każde narzędzie ma swoje wady i zalety, które przekładają się na jego mocne i słabe strony, które można wykorzystać w zależności od potrzeb. Dlatego należy pamiętać o odpowiednim doborze sposobu nawiązywania kontaktu, który najlepiej sprawdzi się w warunkach pracy oraz  profilu działalności danej placówki medycznej.

SMS. Szybkie i proste przypomnienie o wizycie

Współczesny świat wymaga szybkich i efektywnych rozwiązań, a w tym kontekście SMS stanowi niezawodne narzędzie przypominające o wizytach medycznych. Jego główną zaletą jest natychmiastowe dotarcie do pacjenta, niezależnie od miejsca i czasu. Krótki, zwięzły charakter wiadomości ułatwia przyswajanie informacji nawet w biegu.

SMS to nie tylko forma komunikacji, ale także narzędzie automatyzacji. Systemy automatycznego wysyłania wiadomości SMS pozwalają na skonfigurowanie przypomnień o wizycie w sposób bezobsługowy. To znacząco redukuje nakład pracy personelu rejestracji, jednocześnie gwarantując, że informacja dotrze do pacjenta w terminie.

Skorzystaj z naszej specjalnej oferty na system call center GATEway. Umów się na indywidualne spotkanie! Wypełnij formularz i skontaktujemy się z Tobą!

Kolejną korzyścią jest uniwersalność SMS-ów. W przeciwieństwie do e-maili, nie wymagają dostępu do Internetu ani posiadania specjalistycznego oprogramowania. Są dostępne dla wszystkich, niezależnie od wieku czy poziomu zaawansowania technologicznego.

Warto również podkreślić, że SMS to narzędzie interaktywne. Pacjent może potwierdzić lub odwołać wizytę poprzez odpowiedź na wiadomość, co ułatwia zarządzanie harmonogramem w placówce medycznej. W szybki i łatwy sposób pacjent może również uzyskać dodatkowe informacje czy zadać pytania.

Podsumowując, SMS to nie tylko szybki, ale także prosty i efektywny sposób komunikacji. Jego zastosowanie przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu, usprawniając procesy rejestracyjne i podnosząc ogólną jakość obsługi.

E-mail.Personalizacja przypomnienia o wizycie

E-mail nadal pozostaje potężnym narzędziem komunikacji, zwłaszcza jeśli chodzi o personalizację i dostarczanie bardziej szczegółowych informacji. Przypomnienia o wizytach medycznych wysyłane drogą elektroniczną mogą skutecznie trafić do pacjenta, zwiększając szanse na skorzystanie z usług medycznych.

Główną zaletą e-maili jest ich elastyczność i możliwość dostosowania treści do indywidualnych potrzeb pacjenta. Wiadomości e-mail pozwalają na bardziej rozbudowane przypomnienia, zawierające nie tylko datę wizyty, ale także instrukcje z przygotowaniem do wizyty czy badania, a także informacje o dostępności wyników badań. To z kolei sprzyja większemu zaangażowaniu pacjenta i zwiększa przejrzystość procesu.

Wysyłanie przypomnień o wizytach drogą mailową umożliwia również dołączenie linków do formularzy online czy ankiety satysfakcji pacjenta. Dzięki temu placówka medyczna może zbierać opinie i informacje zwrotne, co pozwala na ciągłe doskonalenie świadczonych usług.

E-maile są również skutecznym narzędziem w kontekście kampanii zdrowotnych czy edukacyjnych. Placówka medyczna może dostarczać pacjentom cenne informacje na temat profilaktyki zdrowotnej, bieżących promocji czy nowości w ofercie medycznej.

Telefon. Przypomnienie wymagające omówienia

Kontakt telefoniczny pozwala na szybkie przekazywanie informacji i indywidualne podejście do pacjenta. W przypadku wątpliwości czy problemów z rejestracją, rozmowa telefoniczna umożliwia natychmiastowe wyjaśnienie sytuacji, eliminując konieczność oczekiwania na odpowiedź.

Telefon umożliwia precyzyjne przekazywanie informacji, co jest kluczowe w kontekście rejestracji medycznej. Pracownik może klarownie wyjaśnić kroki do podjęcia przez pacjenta oraz udzielić niezbędnych wskazówek.

Osobisty kontakt przez telefon wpływa na budowanie pozytywnego doświadczenia pacjenta. Profesjonalna i uprzejma obsługa telefoniczna tworzy przyjazne wrażenie, co może wpłynąć na ogólny odbiór placówki medycznej.

Telefon jest również elastyczny i dostępny dla wszystkich grup pacjentów, niezależnie od umiejętności obsługi nowoczesnych technologii. To istotne z punktu widzenia równości dostępu do usług medycznych.

Wreszcie, rozmowa telefoniczna umożliwia personalizację komunikacji. Pracownik może dostosować ton i sposób przekazywania informacji do indywidualnych potrzeb pacjenta, co sprzyja lepszemu zrozumieniu treści. Telefon, pomimo rozwoju nowoczesnych technologii, pozostaje fundamentalnym narzędziem skutecznej obsługi pacjentów w procesie rejestracji medycznej.

Artykuł Przypomnienie o wizycie. SMS, e-mail czy telefon? pochodzi z serwisu IRONteam.