Jak zwiększyć liczbę pacjentów w placówce?

Problem zbyt małej liczby pacjentów i wolnych okienek w terminarzach lekarzy często powoduje bezsenność wśród kadry zarządzającej placówką medyczną. Przez zbyt małą liczbę chętnych do korzystania z usług placówki, traci się podwójnie. Po pierwsze przez brak zysków z wykonania usługi medycznej. A  po drugie przez poniesione koszty utrzymania lokalu i pracowników, którzy w tym czasie pozostawali bez zajęcia. Istnieje szereg metod, który pozwoli zwiększyć liczbę pacjentów w placówce. Wśród nich znajdują się działania marketingowe, dzięki którym można zaistnieć w świadomości nowych, potencjalnych pacjentów. Ale także sposoby odpowiedniej organizacji pracy, które sprawią, że pacjenci, którzy już korzystali z oferty placówki, będą wracać częściej.

Pozwól większej liczbie pacjentów poznać ofertę świadczonych usług

W erze powszechnego dostępu do informacji poprzez Internet, wydaje się, że wystarczy posiadać stronę internetowa lub profil w mediach społecznościowych, aby pacjenci sami dowiedzieli się o palcówce medycznej. Jeszcze do niedawana była to poniekąd prawda.

Niestety duży sukces Internetu spowodował równie dużą konkurencję w tym obszarze działalności przychodni i szpitali. Pacjenci często mają szeroki wybór z pomiędzy kilku placówek obecnych w Internecie. A wybór jednej z nich jest często podyktowany pozycją wyświetlania w przeglądarce internetowej.

Nie wystarczy więc być tylko obecnym w przestrzeni cyfrowej. Dodatkowo należy podejmować regularną oraz aktywną pracę na rzecz jakości dostępnych informacji dla pacjenta:

• zadbaj o czytelny i przejrzysty układ graficzny swojej strony,
• dopilnuj, aby nawigacja po stronie była łatwa i zapewniała szybki dostęp do potrzebnych informacji,
• wyróżnij informacje, na których najbardziej Ci zależy, by przykuwały uwagę pacjenta,
• zacznij prowadzić bazę wiedzy związanej z działalnością placówki, nawet krótkie artykuły poprawią widoczność Twojej strony w przeglądarce,
• prowadź kampanie informacyjne w mediach społecznościowych: o swojej ofercie, sylwetkach pracowników czy bieżących wydarzeniach.

Zadbaj o odpowiednią organizację pracy rejestracji, aby zwiększyć liczbę pacjentów

Nawet najlepiej przygotowana i prowadzona strona internetowa czy profil społecznościowy nie zapewnią pełni sukcesu. Bezsprzecznie zwiększą zasięg liczby pacjentów, którzy dowiedzą się o danej palcówce medycznej i zakresie jej działalności. Jednak zainteresowanie nie przełoży się wizytę, jeśli pacjent nie będzie w stanie się zarejestrować.

Rejestracja medyczna jest często nazywana pierwszym frontem w kontakcie z pacjentem. Od jej skutecznego działania, zależeć będzie pierwsze wrażenie, jakie wyniesie pacjent. A jak wiadomo, przełoży się to na ocenę pracy całej placówki oraz chęć rozpoczęcia lub kontynuowania leczenia.

Kluczowymi elementami, które wpłyną na opinię pacjenta o pracy rejestracji, będzie możliwość szybkiego i bezproblemowego umówienia wizyty oraz uzyskania podstawowych informacji. Dlatego należy zadbać o jak najkrótsze kolejki w rejestracji osobistej. A także o sprawne odbieranie połączeń w rejestracji telefonicznej.  

W celu zadbania o sprawną pracę rejestracji:

• zadbaj, aby pracownicy rejestracji mieli szybki dostęp do podstawowych informacji, m.in. o godzinach pracy specjalistów,
• musisz znać godziny szczytowego ruchu pacjentów,
• pozwoli to ustalić wielkość zespołu rejestracji oraz grafiki ich pracy,
• unikniesz sytuacji, gdy pacjenci chcą odbyć wizytę, ale placówka sama to uniemożliwia,
• dodatkowo ułatwi podejmowanie dodatkowych działań, jak oddzwanianie na połączenia nieodebrane oraz odpowiedzi na wiadomości mailowe.

Prowadź analizę zgłoszeń pacjentów, aby zwiększyć liczbę pacjentów

Sama gotowość do obsłużenia w rejestracji większej liczby pacjentów, jest tylko pierwszym krokiem w prowadzeniu świadomej strategii komunikacji z pacjentem. A przez to także budowania pozytywnego wizerunku placówki medycznej, co przełoży się większe zaufanie i poczucie komfortu.

Aby zadbać o te kluczowe elementy, trzeba znać nie tylko liczbę, ale także temat prowadzonych rozmów. Na przykład wiedza, ile rozmów w rejestracji kończy się umówieniem przez pacjenta wizyty, pozwoli nam na ocenę oraz ewentualną korektę pracy całej placówki. Ponieważ duży współczynnik rezygnacji może wynikać zbyt dużych kosztów lub niewłaściwie dobranych godzin pracy specjalistów.

Szybki i prosty monitoring prowadzonych rozmów zapewnia obecnie większość systemów telefonicznej rejestracji pacjentów. Oprogramowanie takie dostarczy nam niezbędnej wiedzy o doświadczeniach pacjenta, a także pozwoli monitorować jakość pracy zespołu rejestracji. Dzięki temu możliwe stanie się szybkie reagowanie na obecną sytuację w placówce. A także dostosowywanie rozwiązań do faktycznego stanu, a nie czynionych przez nas założeń teoretycznych,  

Chcąc zwiększyć liczbę pacjentów w placówce medycznej, musisz:

• podejmować działania w celu zwiększenia zasięgu osób, do których informacja o placówce dociera w Internecie,
• nie muszą to być tylko i wyłącznie drogie płatne kampanie reklamowe.
• zadbaj o ruch organiczny poprzez łatwą w obsłudze stronę internetowa oraz jej wysoką pozycję w wyszukiwarkach,
• prowadź regularnie profile w mediach społecznościowych,
• zadbaj o wysoką jakość pracy rejestracji medycznej, która będzie zapisywała jak najwięcej pacjentów,
• pamiętaj, aby dostarczyć rejestracji odpowiednich narzędzi oraz wiedzy, aby była w stanie uzyskać zakładane wynik.

Na pierwszym miejscu stawiaj pacjenta oraz jego potrzeby. Jeśli oferta świadczonych usług nie jest odpowiednia, nigdy nie będziesz go w stanie zainteresować, nawet pomimo wzmożonych działań. Dodatkowo pacjent, który zdecyduje się na skorzystanie z naszej pomocy, ale zrazi go niska jakość usługi czy nietaktowne potraktowanie, na pewno już nigdy więcej nie wróci.