Funkcje programu telefonicznej rejestracji pacjentów

Postępująca informatyzacja krajowej ochrony zdrowia jest faktem. Nic nie jest już w stanie zatrzymać lub wyhamować postępu w dziedzinach technologicznych oraz informatycznych w polskich szpitalach. Jedynie dziwić może fakt, że zmiany te zostały zapoczątkowane tak późno. Ponieważ we wszystkich obszarach życia dochodzi obecnie do rewolucji informatycznej, szpitale także muszą nadążać za tempem wprowadzanych zmian.

Pacjenci przyzwyczajeni do całego szeregu udogodnień związanych z szerszym wykorzystaniem nowych technologii w życiu codziennym, tego samego oczekują po kontakcie ze szpitalem. Na przestrzeni ostatnich lat w organizację placówek medycznych włączono szereg rozwiązań, które mają stanowić odpowiedź na te wymagania.

Jedną z nich jest nowoczesne oprogramowanie do zarzadzania ruchem telefonicznym w szpitalach oraz przychodniach. Na rynku dostępnych jest wiele firm oraz produktów, których głównym celem jest właśnie usprawnienie tej formy komunikacji z pacjentami. Dokonując wyboru spomiędzy nich, warto wiedzieć, jakie funkcje programu telefonicznej rejestracji pacjentów powinien posiadać, aby spełniać swoje zadanie w pełni.

Funkcje programu zwiększające liczbę odebranych telefonów w rejestracji medycznej

• obsługę nawet kilkunastu zgłoszeń telefonicznych w jednym momencie,
• obsługę zgłoszeń przychodzących pod jeden numer telefonu przez wieloosobowy zespół pracowników,
• kolejkowanie połączeń przychodzących do placówki,
• automatyczne odbieranie połączeń przychodzących,
• informacje o liczbie pacjentów oczekujących na linii,
• komunikaty o nadchodzącym połączeniu od pacjenta.

Funkcje programu zwiększające komfort i satysfakcję dzwoniących pacjentów

• systemowy komunikat powitalny przed rozmową z pracownikiem, zawierający najważniejsze informacje dla pacjentów,
• możliwość tonowego wyboru właściwej kolejki przez pacjenta,
• identyfikacja pacjenta po numerze telefonu oraz wyświetlenie danych kontaktowych przy kolejnych kontaktach,
• przełączenie rozmowy na inny numer telefonu bez konieczności kończenia rozmowy z pacjentem,
• wyciszenie rozmowy z pacjentem, kiedy pracownik potrzebuje czasu na sprawdzenie informacji czy przeprowadzenie konsultacji z innym pracownikiem,

Funkcje programu telefonicznej rejestracji umożliwiające monitorowanie jakości pracy

• monitorowanie natężenia liczby połączeń w różnych okresach,
• monitorowanie liczby połączeń odbieranych przez poszczególnych pracowników,
• sprawdzenie czasu trwania rozmowy,
• kontrolowanie średniego czasu oczekiwania na linii przez pacjentów,
• nagrywanie rozmów oraz ich archiwizowanie,
• generowanie raportów tekstowych oraz graficznych z możliwością dostosowania wyświetlanych danych do potrzeb.

Funkcje programu umożliwiające komunikację wychodzącą i wewnętrzną

• wykonywanie połączeń wychodzących do pacjentów,
• organizację kampanii informacyjnych – telefonicznych, SMS-owych oraz coraz częściej mailowych,
• wewnętrzny czat dla pracowników zespołu obsługujących zgłoszenia telefoniczne,
• kontakt z personelem pomocniczym oraz medycznym,

Funkcje programu telefonicznej rejestracji ułatwiające jego obsługę pracownikom

• czytelny układ treści,
• podział funkcji na osobne zakładki i kategorię,
• graficzne przedstawienie kluczowych funkcji w celu ich łatwej identyfikacji,
• intuicyjne nazewnictwo poszczególnych funkcji,
• podział dostępnych funkcji w zależności od pełnionego stanowiska – inny widok dostępny dla kierownika, inny dla pracownika

Funkcje programu umożlwiające dostosowanie do zmieniających się potrzeb szpitala

• możliwość rozszerzenia systemu o dodatkowe opcje oraz funkcje bez konieczności zawieszania pracy placówki,
• rozbudowanie funkcji systemu o elementy komunikacji internetowej (poprzez formularze na stronie placówki lub zintegrowaną skrzynkę mailową),
• rozpoczęcia pracy zdalnej, bez konieczności przerw w pracy rejestracji medycznej,
• możliwość zmiany komunikatów głosowych,
• możliwość dostosowania godzin oraz dni roboczych do bieżącego kalendarza,
• dołączanie kolejnych jednostek do wspólnego punktu kontaktu,
• możliwość dodawania nowych kolejek połączeń oraz wprowadzania zmian w już istniejących